Hur länge ska man spara dokumenten?

Ida Mattsson
7 mars, 2018
HRnytt

Dags att börja rensa i röran och dokumenten på jobbet. Det finns ett antal olika regler och lagar att förhålla sig till när det kommer till detta. Många undrar säkert vad det är som gäller för att spara olika dokument?

Eftersom vår tidigare artikel om detta blev så populär har vi nu uppdaterat denna efter nya GDPR lagen.

Anställningsavtal

Två år efter att anställningen har upphört kan anställningsavtal gallras. Dock måste företaget dokumentera anställningstiden på något sätt så länge en ny anställning kan bli aktuell. Arbetstagare får tillgodoräkna sig anställningstid från alla anställningar oavsett hur långt tillbaka i tiden som de ligger. Detta enligt lagen om anställningsskyddsregler om anställningstid . Det innebär i praktiken att uppgift om anställningstid måste sparas till dess arbetstagare fyllt 67 år.

Ansökningshandlingar

Handlingar från den som erhållit en anställning ska sparas under hela anställningstiden. Ansökningshandlingar från övriga ska sparas så länge som de olika diskrimineringslagarna kan bli aktuella. Det innebär att ansökningshandling som ingivits av någon som inte erhöll anställning ska sparas i minst två år.

Begär samtycke från arbetssökande vars uppgifter kan vara intressanta att ha kvar för kommande rekryteringar. Med den registrerades samtycke kan informationen sparas även efter det att den aktuella rekryteringen avslutats.

Man måste kunna visa vilken information man har fått av den arbetssökande. Informationen om personer som sökt arbete måste sparas en längre tid för det fall det finns uppstår en tvist om tillsättningen. Till exempel om någon påstår sig vara diskriminerad i något avseende. Uppgifterna ska sparas till dess tvisten slutligt avgjorts. Men får då bara användas i det fall personen överklagar tillsättningen och inte för något annat ändamål (utan samtycke).

Arbetsmiljö

Handlingar som berör intyg, journaler över kontroller, arbetsmiljöfrågor, provning och undersökningar samt inspektionsmeddelande och förelägganden ska enligt arbetsmiljöförordningen 3 § sparas i minst fem år. Läkarundersökningar enligt arbetsmiljölagen och resultatet av dem ska sparas i minst tio år. Från den dag exponeringen upphörde ska register över arbetstagare som exponerats för vissa ämnen sparas i 40 år från den dag exponeringen upphörde.

Arbetstillstånd

Handling som utvisar att en medborgare i ett land utanför EU och EES har uppehållstillstånd och arbetstillstånd ska sparas i minst ett år efter det att anställningen upphört.

Föräldraledighet

Till dess att barnet fyllt tolv år har en förälder har rätt till ledighet för vård av barn. Vissa av dessa dagar är semesterlönegrundande. Barnets ålder och uppgift om antalet dagar med föräldraledighet ska därför sparas två år efter det sista möjliga dagen för föräldraledighet, uppgifter om föräldraledighet därför arkiveras tills barnet fyllt 14 år i praktiken.

Kollektivavtal och MBL-protokoll

Lagringstiden beror på innehållet när det gäller protokoll. Om ett protokoll innehåller ett avtal ska det sparas så länge det är aktuellt och i ytterligare minst två år. Ett avtal om löner och andra ersättningar ska sparas i minst tio år, se längre ned om löneuppgifter. MBL-protokoll som inte innehåller någon överenskommelse av kollektivavtalskaraktär ska sparas i minst två år.

Läkarintyg

Någon exakt tid för när läkarintyg ska gallras är svår att sätta då det beror på varför arbetstagaren lämnat ett intyg, men läkarintyg ska gallras ut när det inte längre behövs. Ett intyg om funktionsnedsättning kan behöva sparas hela anställningstiden. Ett intyg om en enkel sjukdom såsom influensa kan kanske gallras ut så snart lönen är beräknad. Se även Arbetsmiljö längre upp.

Löneuppgifter

Löneunderlag ska sparas i minst tio år eftersom en så kallad ostridig lönefordran preskriberas först efter tio år. Observera att detta innebär att dessa uppgifter ska sparas längre tid än vad bokföringslagen kräver.

Närmast anhörig

Så länge anställningen består kan uppgifter om anställds närmast anhöriga arkiveras. Uppgifterna ska gallras ut så snart anställningen upphört.

Semesterlistor

Rätten till semester förfaller efter två år från utgången av det semesterår som en eventuell tvist kan röra. Därför måste uppgifter om semesterförläggning och uttag av semester arkiveras i minst tre kalenderår. Det kan behövas minst åtta år för uppgifter om sparad semester. (Nio månader längre än preskriptionstiden med tanke på att semesteråret löper ut den 31 mars)

Tjänstgöringsintyg

Tjänstgöringsintyg och vitsord måste sparas så länge som det kan bli föremål för tvist. Det innebär minst två år efter det att de utfärdats.

Utdrag ut belastningsregister

När arbetsgivaren tagit del av innehållet ska utdrag ur belastningsregister återlämnats till den arbetssökande och får inte arkiveras.

Övrigt

Andra typer av uppgifter ska gallras avsevärt tidigare. Och bör inte bevaras efter det att ett anställningsförhållande har upphört eller då ett åtagande i anslutning till anställningsförhållandet, t.ex. arbetsgivarens åtagande att utfärda ett tjänstgöringsintyg eller betyg, har fullgjorts. Behövs vissa uppgifter för att arbetsgivaren t.ex. ska kunna betala ut pension till den registrerade, får dessa uppgifter bevaras så länge utbetalningen pågår.