Spara dokument lagom länge

Inför slutet på året och julhelgerna brukar många passa på att rensa i röran och dokumenten på jobbet. Det finns ett antal olika regler och lagar att förhålla sig till när det kommer till detta och många undrar säkert vad det egentligen är som gäller för att spara olika dokument?

Personuppgifter anställda
Det gäller lite olika tidsramar för olika typer av uppgifter då huvudregeln när det gäller gallringstid är att uppgifter inte får behandlas när de inte längre behövs för ändamålen med behandlingen.

Datainspektionen som ansvarar för personuppgiftslagen säger:
”Uppgifter om arbetstagare bör inte bevaras efter det att ett anställningsförhållande har upphört eller då ett åtagande i anslutning till anställningsförhållandet, t.ex. arbetsgivarens åtagande att utfärda ett tjänstgöringsintyg eller betyg, har fullgjorts. Behövs vissa uppgifter för att arbetsgivaren t.ex. ska kunna betala ut pension till den registrerade, får dessa uppgifter bevaras så länge utbetalningen pågår.” I realiteten innebär detta att gallringstiden för uppgifter i en personalakt bör ske i nära anslutning till att anställningen upphör.

Det finns dock undantag. Uppgifter som härrör till bokföringsändamål (t.ex. vissa löneuppgifter) måste sparas i 7 år efter det kalenderår då räkenskapsåret avslutades.

Nedan beskrivs exempel på dokument och hur de behöver sparas:

Anställningsavtal
När anställningen upphör kan dessa gallras, med undantag för att informationen om anställningstid måste sparas längre. I lagen om anställningsskydd anges att arbetstagare får tillgodoräkna sig anställningstid från alla anställningar oavsett när i tiden du varit anställd. Detta innebär i praktiken att information om anställningstid behöver sparas till dess arbetstagare fyllt 67 år.

Det finns dessutom regler kring återanställning som gör att de anställde har rätt, att under vissa förutsättningar vid anställnings avslutande, återta sin anställning. I dessa fall bör anställningsavtal sparas till dess att reglerna inte längre gör sig gällande.

CV och ansökningshandlingar
Då dessa kan bli skäl för diskrimineringslagarna bör dessa för anställda sparas under hela anställningstiden, medan det för personer som inte erhöll anställning bör sparas i minst 2 år från att de ingivits. När det kommer till tjänstgöringsintyg och vitsord måste sparas så länge som det kan bli föremål för tvist, i normalfallet innebär det minst 2 år från att de utfärdats.

Sjukdokument
De dokument som härrör till hantering av rehabilitering, läkarintyg och liknande dokument ska gallras ut så snart de inte längre behövs.

Arbetsmiljödokument
När det kommer till dokument som berör hantering av arbetsmiljöfrågor menar Arbetsmiljöverket att dessa skall sparas i minst 5 år efter det att de utfärdats. Detta kan t.ex. gälla undersökningar, provning och intyg eller journaler.

Övriga Avtal
Dessa dokument ska normalt sparas så länge avtalet pågår och minst 2 år efteråt.

Lycka till med arkiveringen!